Planując ekspansję na brytyjski rynek należy zdecydować, który z możliwych wariantów będzie najdogodniejszy. Do najpopularniejszych rozwiązań należą:

  1. sprzedaż bezpośrednio z terenu Polski, np. za pomocą portali internetowych takich jak e-bay, Amazon czy swój autorski sklep
  2. przez przedstawiciela w UK lub inne wypracowane metody pozyskiwania klientów
  3. sprzedaż przez brytyjskiego dystrybutora
  4. otwarcie nowej firmy w Wielkiej Brytanii i rozpoczęcie procesu tworzenia marki oraz sieci sprzedaży jako podmiot stricte lokalny
  5. otwarcie oddziału polskiej firmy w UK

Ostatnia z możliwości nie jest może tak bardzo popularna jak przypadek odwrotny (firma w Anglii – oddział w Polsce), niemniej warto dla porządku rozważyć i taką ewentualność.

Jakie podmioty podlegają obowiązkowi rejestracji rejestracji oddziału (establishment) na terenie Wielkiej Brytanii

Fakt, że zagraniczna firma prowadzi swoje interesy w UK nie oznacza automatycznego obowiązku rejestracji oddziału. Rejestracja jest wymagana tylko wówczas, gdy istnieją przesłanki o fizycznej obezności firmy w Wielkiej Brytanii, np. filia i/lub miejsce z którego prowadzi ona swoją działalność. Zatem obowiązek powstaje w przypadku fizycznej obecności firmy na wyspach.

W jakich przypadkach nie ma obowiązku rejestracji oddziału firmy w UK

Gdy np. firma korzysta z pośrednika reprezentującego jej interesy w UK nie jest to jej oddział. Także tymczasowa obecność, np. dyrektor firmy wypełniający swe obowiązki w pokoju hotelowym podczas incydentalnych wizyt, nie powoduje konieczności rejestracji oddziału.

Procedura rejestracyjna oddziału firmy w Wielkiej Brytanii

W ciągu 1 miesiąca od otwarcia filii / oddziału należy powiadomić na specjalnym druku rejestrowym urząd rejestrowy, tj. Companies House oraz wnieść stosowną opłatę. Ponadto jeżeli firma rejestruje swój pierwszy oddział w UK musi dostarczyć następujące dokumenty:

– certyfikowaną kopię dokumentów założycielskich / umowę spółki, itd. przetłumaczoną przez tłumacza przysięgłego na język angielski

– w większości przypadków należy również dostarczyć certyfikowaną i przetłumaczoną kopię ostatniego sprawozdania finansowego firmy

Certyfikowna kopia oznacza, że jest potwierdzona podpisem przez sekretarza, dyrektora firmy lub innego jej oficjalnego reprezentanta. Dokumenty założycielskie i finansowe mogą być w innym języku niż angielski, ale musi być do nich dołączone tłumaczenie przysięgłe, które dodatkowo należy autoryzować przez jednego z wyżej wymienionych oficjalnych reprezentantów firmy.

Jakie są wymogi co do nazwy oddziału firmy w UK

Nazwa oddziału nie musi być identyczna z nazwą firmy matki. Jeżeli została wybrana inna należy jej używać na wszelkich oficjalnych materiałach oddziału firmy w kontekście prowadzonej działalności w UK. Wskazane jest sprawdzenie w bazie firm Companies House czy rodzima firma angielska nie została już zarejestrowana pod daną nazwą.

Wymagania w zakresie oznaczenia miejsca z którego prowadzona jest działalność

Oddział firmy zagranicznej prowadzący działalność w UK powinien oznaczyć miejsce prowadzenia biznesu za pomocą szyldu z nazwą i informacją, że jest to oddział polskiej firmy. Wyjątek stanowi sytuacja , gdy firma prowadzona jest z domu. Szyld musi być łatwy do odczytania przez wizytujących w/w lokalizację oraz musi widnieć permamentnie, a nie tylko w czasie godzin, w których prowadzona jest działalność. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy daną lokalizację dzieli sześć lub więcej firm, wówczas nazwa firmy musi być wyświetlowana conajmniej na 15 sekund, co 3 minuty.

Ponadto oddział firmy zagranicznej ma obowiązek posługiwania się swą nazwą na wszelkiej oficjalnej i elektronicznej korespondencji oraz publikacjach reklamowych, w tym stronie internetowej. W korespondencji firmowej, zamówieniach i stronie www należy także podawać numer rejestrowy firmy.

Czy oddział to korzystne rozwiązanie?

Na to pytanie nie ma jednoznaczej odpowiedzi. W przypadku podmiotów o ugruntowanej pozycji i wypromowanej marce międzynarodowej zarejestrowanie oddziału jest oczywiście sytuacją pożądaną. Po prostu nie zachodzi konieczność budowania swego wizerunku od zera. Jednak w większości przypadków, tzn. małych firm i/lub oferujących produkt zupełnie nie znany na brytyjskim rynku, wydaje się, że inne czynniki powinny być w pierwszej kolejności brane pod uwagę. Inkorporacja świeżeego podmiotu, tj. rejestracja nowej firmy w Anglii, może przyczynić się do lepszego postrzegania jej produktów czy usług przez lokalnych konsumentów. Decyduje zaufanie do rodzimych firm.

AUTHOR: Neadoo