Aby telemarketing przyniósł pożądane efekty i przełożył się na podwyższenie jakości obsługi klienta, przychodzące połączenia muszą być fachowo i sprawnie obsługiwane. Zadanie to może być outsourcingowane i zlecone dedykowanym konsultantom. Standardowo, połączenie przychodzące do firmy trafi do wirtualnego biura i zostanie odebrane przez dedykowanych konsultantów, którzy przedstawią się jako pracownik danej firmy. Na życzenie klienta i zgodnie z otrzymanymi wcześniej instrukacjami, mogą oni przykładowo powiadomić oni rozmówcę o tym, że ich sprawa zostanie rozwiązana i że ktoś niebawem się z nimi skontaktuje. Cała treść rozmowy zostanie zapisana w systemie, a jej podsumowanie zostanie natychmiast przesłane sms-em lub majlem do odpowiedniej osoby w firmie. Tymsamym, zaledwie kilka minut po odebraniu telefonu, firma posiadać będzie niezbędne informacje o tym, kto i w jakiej sprawie dzwonił.

Jak wygląda obsługa połączeń? Krok po kroku

  • Klient dzwoni do firmy
  • Konsultant odbiera telefon w imieniu firmy
  • Udziela informacji zgodnie z udzielonymi instrukacjami
  • Prosi o dane kontaktowe klienta
  • Zapisuje treść rozmowy w odpowiednim systemie
  • Przesyła informację o odebranym połączeniu do firmy

Zalety obsługi połączeń przez konsultantów:

  • wszystkie połączenia są odbierane zawsze od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00
  • treść rozmowy i dane klienta są zapisywane w systemie
  • możliwość przygotowania się do rozmowy z klientem na podstawie wcześniej uzyskanych informacji
  • likwidacja ryzyka nieodebranego połączenia od klientów czy kontrahentów
AUTHOR: Neadoo